仕事術

探し物に費やす時間は年間〇〇時間!?残業が減る整理整頓方法とは

ここに驚くべき調査結果があります。文具メーカー「コクヨ」の調査によると、一般的なビジネスマンは年間150時間の探し物をしているというのです。
1日8時間勤務だと仮定すると年間約19日、年間260日勤務すると仮定すると1日約35分も探し物をしている計算になります。

みなさんは、自分自身の勤務状況を振り返ってみて、机に置いたはずの書類が無い、書庫にあるはずの簿冊が無い、パソコンに保存したはずデータが無いなど、思い当たることはありませんか?

一回数分の探し物だったとしても、塵も積もれば山となり、1日に数十分の時間を費やしている場合もあるのです。

探し物をする時間を削減できれば、単純に勤務時間を削減できることに繋がります。
そして勤務時間が削減できれば、残業が減り、自分の時間にあてることができるようになります。

ここでは、探し物をする時間を減らし、残業が減る整理整頓方法を紹介しています。
時間は有限です。残業を減らし、自由な時間を確保するためにも今回紹介する整理整頓方法を身に着けていきましょう!

残業を減らす整理整頓の方法

机の中の不要な物を徹底的に捨てる

出勤したら机の中を見てみてください。
大量のペン、消しゴム、ホチキスの芯、付箋などで溢れていませんか?
あるいは、色の出ないマーカーが大量に机の中に入っていませんか?

私も仕事に追われている時は、机の中の整理は二の次にして、使わないもので散らかっている状態でした。

使いたい時に使いたい物が無いと、当然探す必要がありますので、時間を無駄にしてしまいます。また、引き出しを開けた時に、一瞬でも余計な物が目に入ると、人は「使う・使わない」の判断をすることになり、無意識のうちに集中力が削られてしまいます。

必要のない物や数カ月触ってもいない物は思い切って捨ててしまいましょう。

ペン、消しゴムなどは1個で十分ですよね。無くなったらその時に補充するようにしましょう。
また、色とりどりのマ―カーを机の中に入れている人もいますが、本当にそんなにたくさんの色を使うでしょうか?

私は、黄色いマーカーを1本だけ使うようにしています。理由は、黄色いマーカーだと書類を白黒コピーした時にマーカーの色が写らないからです。

必要最低限の物だけ用意することが大切です。迷ったら捨ててしまいましょう。

不要な物を捨てた後は使用頻度によって整頓する

残った物が必要な物ということになりますので、次は使用頻度に分けて整頓していきましょう。

毎日使うものは引き出しの前の方に整頓していきます。そして、週一回から月一回くらいで使うものは、その後ろに整頓していきましょう。

これだけでもかなり整頓されているはずですが、仕事をする上でポイントになるのが、整頓した物は配置を変えないということです。

ありがちなのが、机の中にしまう時に、元々あった場所と違う場所に戻してしまうということです。これでは、せっかく時間をかけて整頓した意味がありませんし、また元の散らかった状態に戻ってしまいます。

物があった場所が分からなくなってしまう場合には、テプラを貼るなどしてわかるようにしておきましょう。

整理整頓は、最初は時間がかかります。しかし、面倒くさがらず一度取り組んでみて、整頓した状態を継続することが出来れば、効率的に仕事ができるようになり、無駄な時間が無くなっていくはずです。

まずはチャレンジしてみましょう。

書類を整理する

「整理」と「整頓」は以下のように意味が異なります。

  • 整理とは「必要な物を残し不要な物を捨てること」
  • 整頓とは「必要な物を取り出しやすくするように配置すること」

ここでは、書類の整理(必要な物を残し不要な物を捨てる)方法について考えていきたいと思います。

昨今ではIT技術の進歩に伴い、ペーパーレス化を導入する動きがありますが、まだまだ企業や官公庁での取り組みは進んでおらず、書類の管理が必要になっています。

「決算書」や「重要な決裁書類」は保存しなくてはいけない書類なので、当然紙として残しますが、その他の書類はどうでしょうか?

異動して間もない場合などでは、重要なのかどうか判断できない書類がありますよね。このような書類は「1年間のうちに見たかどうか」を判断の目安に捨てると良いでしょう。

また、「後で読むかも…」と取っておいた会議の参考資料や営業資料などを取って置いていませんか?

私の経験上、「後で読むかも…」と取っておいた書類は9割以上は二度と手に取ることはありません。こういった書類の積み重ねは、仕事の効率化を乱す「悪」となります。
また、必要な場合があったとしても、長時間放置することになるため「どこに置いったっけ?」と探すハメになります。

このような書類は、思い切って捨ててしまいましょう。もし、捨てる判断ができない書類があった場合は、スキャンしてPDF化してパソコンに保存して置き、「参考資料フォルダ」のようにフォルダを作成して、1箇所に片っ端から保存しておくことをお勧めします。

その際、ファイル名は、検索しやすいようにキーワードを含めておくと良いですよ。データ化し、ファイル検索機能を使うことで、数秒で必要な書類を探し出すことができるようになります。

もし、どうしても紙で書類を保存しなければならない場合は、段ボールに入れて保管しておきましょう。その際は、側面4か所に、中に入っている書類名を記入することを忘れずに。

書類を整頓する

書類の整理により、必要な書類のみ残ったことになります。

ここでは書類の整頓(必要な物を取り出しやすくするように配置する)方法について紹介していきます。

グループで共有する書類

所属する課やプロジェクトチームでで使用する書類は、取り出しやすい場所に、使用頻度が高いものから順に並べていきましょう。

屈まないと取り出せないような場所には、使用頻度が低い書類を入れておく良いですよ。

ポイントは書類の「種類」によらず「使用頻度」が高いものを置くことです。種類ごとに並べると、探す手間は省けますが、しまうのに時間が取られてしまいます。使用頻度で並べておけば、取り出しやすい場所をサッと見れば必要な書類が見つかりますし、しまう手間も省けます。

良く使う書類は書棚の上段~中段、使わない書類は書棚の下段というルールを決めておきましょう。

個人で管理する書類

個人で管理する書類は、一つずつクリアファイルに入れてしまいましょう!
(クリアファイルはできれば透明のものが中身が見えるので良いですね)

クリアファイルには「書類名」と「保管日時」が分かるように付箋を貼っておきます。

用意できたクリアファイルは、日時順に並べ、前の方に最新の書類を持ってくるようにして、大きめの引き出しにしまいましょう。

時間順に並べることで、「前に使用したのはこのくらいの時期だから、この辺にあるかな?」と当たりを付けて探すことができるようになります。

よく、カテゴリごとに並べたり、処理状況に応じてファイルを色分けして並べたりしているのを見かけますが、この場合だと探す時間は省けても「分類する時間」や「しまう時間」が多くかかってしまうケースが多いです。
また、一度でも整頓し忘れがあると、再度カテゴリ分けなどを行う必要があり無駄な時間を費やしてしまいます。

時間順に並べることは、ハードルが低くとても簡単なのでお勧めです。

さらに、使ったら前に持ってくるを繰り返すことで、必然的に不要な書類はは後ろに回るようになります。後ろに溜まってきた書類は、保管日時を確認して、1年が過ぎていたら捨てるようにしましょう。

整理整頓には時間がかかる?

散らかった環境を整理整頓するには、時間がかかります。
中には「残業するくらい仕事量があるのに、片づけなんてやってられるかっ!」と思う方もいるかもしれません。

ただ、冒頭でも述べた通り、一般的なビジネスマンは年間19日、1日あたり35分もの時間を探し物に費やしています。仮に整理整頓に1日を費やし、1日あたりの探し物時間が10分まで短縮されたとしましょう。
そうすると、年間残り10日間以上は自由な時間が増えるのです。

さらに、散らかった環境は集中力を奪います。集中力が奪われると、仕事に費やす時間が増えることになり、結果的に残業が増えてしまうのです。

最初だけ整理整頓を行い、その環境を持続させることができれば、半永久的に良い環境で仕事をすることができます。面倒くさがっている場合ではないですよね。

まとめ

いかがでしたか?
基本的な考え方として、「今必要ではない物はその場で捨てる」ということが大切です。
「いつか使えるかも」と思い、取っておくことは最悪です。

今回紹介した整理整頓方法のポイントを以下のようにまとめました。

  • 机の中にある不要な物は捨てる
  • 机の中にある使用頻度の高い物は引き出しの前の方で管理する
  • 1年使わなかった書類は捨てる
  • 捨てるのを迷った書類はPDF化して捨てる(紙が必要な場合はダンボールで保管する)
  • グループで使用する書類は使用頻度が高いものから取り出しやすい場所に整頓する
  • 個人で使用する書類は保管日時順に整頓する

整理整頓が苦手な方でも簡単に実行できる方法だと思いますので、まずはできるところからチャレンジしてみてはいかがでしょうか。