仕事術

残業したくないのに仕事が終わらない5つの理由と対処法

「残業なんてしたくない!」
「その時間を趣味の時間にあてて、楽しい人生を生きたい!」

そう思うビジネスマンは多いです。私もその一人です。

仕事が終わらないのには理由があります。

ここでは、仕事が終わらない理由を紹介し、それぞれの対処法をまとめています。

自分が当てはまると感じた場合には、対処法を確認し問題を一つずつ解決していきましょう。

そうすれば、おのずと残業を減らすことができ、自由な時間を手に入れることができますよ!

仕事が終わらない理由

すぐに「はい!やります!」と安請け負いする

上司や同僚から期限付きの仕事を頼まれた時に、「わかりました、やります!」と二つ返事で仕事を引き受けていませんか?

数分で終わるなら良いですが、数日かかる仕事の場合は、あなたの仕事を圧迫する原因になりますよね。

頼まれた仕事をやりきることができれば、あなたの評価は上がるでしょう。

でも、あなたは抱えていた自分の仕事に取り組むことができず、残業してしまうことになるかもしれません。

最悪の場合、頼まれた仕事と自分の抱えていた仕事を期限までに終わらすことができず、逆に信頼を失ってしまうこともあります。

なんでもすぐに「やります!」と言うのは危険です。自分の仕事の状況に応じて、断る勇気も必要です。

また、安請け負いしてしまう人の多くは、仕事量の見積もりを誤っています。

表面だけをちらっと見ただけで「簡単そう」と思って引き受けてはいけません。仕事は実際に少し手を付けて初めてその難易度がわかります。

仕事を頼まれた時は、しっかりと仕事量を見極めて返事をしましょう。

場合によっては、「どのくらいかかるのかやってみるので、一日ください」というように、一旦保留にして仕事量を見積もり、期限までに終わらせることができるのか調査期間をもらうことも大切です。

完璧主義である

「完璧なものを提出したい」、という欲求は誰しもが持っています。なぜなら、周りから評価を得ることができるからです。

でも、質を求めた結果、期限に間に合わなくなってしまったり、完璧を求める余り残業が増え、健康を害してしまっては本末転倒です。

仕事は「初めから100%のものはできない」と考えましょう。

例えば、システムエンジニアの場合、プログラムに着手する前に、必ず設計書を作成します。
私も前職はシステムエンジニアでしたのでよくわかりますが、プログラムを作成している時に、かなりの確率で「設計書のココが誤っているな」「設計書にこの記述が足りないな」と気付くことが多々あります。

「よし!完璧な設計書を作った!」と思っていても、設計書を作っている時には気づかないようなことが、後のプログラムを作成する段階で気づくことがあるのです。

このように、100%完璧な仕事をしたと思っていても、後から振り返ると直すべき場所が見つかっていきます。

だとすると、最初から完璧を目指して残業をする必要はないと思いませんか?

特に、仕事が終わる見通しも立っていないのに、完璧を目指して仕事をすることは最悪なことです。

適当な仕事をすることはもちろん良くありませんが、期限ギリギリの提出になったり、期限に間に合わない場合には、上司や顧客から「時間を守れない人」というレッテルを張られ、もっと評価が下がってしまいます。

「期日に間に合わない」「自分がパンクしてしまいそう」と思ったら、重要なポイント・外してはいけないポイントを押さえるようにしましょう。

そうするれば、残業は減り、仕事に対する評価も上がっていきますよ。

期限が近づくまで仕事しない

小学生の頃を思い出してみてください。

夏休みの終わりが近づくまで宿題に一切手を付けず、期限が近づいてきたら慌てて宿題に取り組んだ、ということはありませんでしたか?

そういう私も、期限ぎりぎりになってからじゃないと動かない人間でした。

社会人でも同様のことが起きています。期限が近づくまで、一切手を付けないとうことがあるんです。

要するに、仕事に要する時間の見積もりが甘い人が多いんです。

あなたは、仕事の入り口だけを見て「これくらいで終わりそう」とざっくり時間を見積もっていませんか?

仕事は、手を動かすだけの単純作業と、一見しただけではわからない頭をフル回転して取り組まなければならない作業があります。場合によっては、外部の人間に意見を求めたり、参加してもらわなければならないこともあるでしょう。

一見しただけではわからない複雑な仕事が後半に集まっていた場合、仕事の前半をさっと試しただけで仕事にかかる時間を見積もったのでは、見積もりが甘くなってしまうのも当然です。

仕事全体がどのくらいのボリュームで、どのくらいの時間が掛かるのかは、実際に仕事に取り組んでみなければわからないのです。

具体的には、仕事を抱えたら締め切りまでの期間のうち、最初の2割の期間でほとんど終わらせるという意識を持ってみましょう。2割の期間で仕事の8割以上が終わっていれば、残りの期間で、仕事の完成度を高め、ゆったりとしたペースで仕事に取り組むことができます。

また、ほとんどの仕事が終わっているので心に余裕ができます。期限までに仕事を完了することができるので、プレッシャーを感じることが無くなり、ストレスが驚くほど減ります。

もし、最初の2割の期間でほとんどの仕事を終わらすことができないのであれば、期限の延期を上司にお願いしましょう。期限の延長は早ければ早いほど頼みやすいです。

仕事に掛かる時間の見積りが甘ければ、後の計画が全て狂っていきます。最初こそ肝心ですよ。

計画外のことをする

計画どおりに仕事が進み、期限にも間に合いそうな状況だとしましょう。こういう場合には、「もっとこうした方が良いかも」「この機能を追加したほうが顧客が使いやすいのでは」と、現状のものをより良くしようという考えが働きます。

ですが、これによってあなたの残業が増えてしまったらどうでしょう。

そこまでして仕事をする必要がありますか?

計画どおりに仕事を進め、期限を守ることができるということは、100点満点の仕事をしているということです。

プライベートの時間を削ってまで、120点を目指す必要があるでしょうか。

場合によっては、計画が変更したことで、全体の仕事の進行に迷惑を与えることがあるかもしれません。これによって、顧客からの評価は上がっても、上司からの評価は下がってしまうこともあります。

良かれと思ってやったことが、全体に迷惑を与え、あなたの残業やストレスを増幅させるかもしれません。

会社の仕事の与え方がそもそもおかしい

そもそも会社が一人一人に与える仕事量の差が激しいという場合もあります。

今まで二人でこなしていた仕事を、突然一人でやってくれと無理に命令されてしまうこともあるでしょう。

真面目なあなたは「こんなの無理だ」と頭を抱え、期限までのプレッシャーに押しつぶされそうになっているかもしれません。

このような時にはハッキリと「無理です」と断りましょう。キャパオーバーになって体を壊してしまう前にしっかりと上司に伝えるのです。

頑張りすぎて、身体を壊してしまうことは、あなたにとっても会社にとっても損失です。

無理だと伝えることは「逃げ」ではありません。

あなたがどうしても無理だと伝えているのに、会社から評価を下げられたり、取り合ってもらえない場合には、転職を考えるのも一つの策です。

社員一人の悲痛な叫びを聞いてもらえない会社であれば、それまでの会社なんです。

転職は悪いことではありません。新たなステージがあなたを成長させてくれるかもしれません。募集している会社は、あなたの力を必要としているんです。

心が限界だと感じたら、「成長のため」に前に進みましょう。

まとめ

いかがでしたか?
今回は、「仕事が終わらない理由と対処法」をまとめてみました。表にまとめると以下のようになります。

仕事が終わらない理由 対処法
仕事を安請け負いする 実際に取り組んで仕事量を見積もってから返事をする。(仕事量の調査期間をもらう。)
完璧主義である 完成度より期限を重視する。
完璧を目指さない。
(ただし、重要なポイント・外してはいけないポイントは押さえる)
期限が近づくまで仕事をしない 最初に仕事の見積りをする。
期限までの初めの2割の期間で8割の仕事を終わらせる。
計画外の仕事をする 良かれと思っても計画外の仕事をしない。
会社の仕事の与え方がそもそもおかしい ハッキリと「無理」と伝える。
転職する。

自分の仕事の仕方を振り返ってみて、直せるところを見直してみましょう。

真面目なあなたは、頼まれたことを断れなかったり、完璧を目指して頑張りすぎているかもしれません。

でも、自分がストレスや負担を抱えてまで仕事をする必要はないんです。

どうしても状況が変わらない場合は、会社のマネジメント方法に無理があるのかもしれません。その場合には転職したって良いのですよ。

人生は一度きり。そして、十人十色。自分に合う環境で仕事しましょう!