仕事術

仕事の集中力アップで残業を減らそう!集中力を高める方法はコレだ!

「業務が輻輳して気が散ってしまい、仕事に集中できない」
「残業が続いていて、疲れが溜まって仕事に集中できない」

こんな悩みを抱えていませんか?

集中できなければ仕事が捗らないため、残業して仕事を終わらせる必要が出てきます。

もし、仕事への集中力が高まり、終業時間までに処理できる仕事の量が増えれば、必然的に残業する時間は減っていきますよね。

そうすれば、あなたは早く帰ることができ、自由な時間を得ることができます。ジムに行ったり、読書したり、友人と食事に行ったり、楽しい時間を過ごせることができるようになりますよ。

今回は、仕事の集中力を高めて残業を減らす方法を紹介しています。

では、早速見ていきましょう!

集中力が高い人のメリット

集中力が高い人は、短時間で仕事を終わらせることができます。仕事のスピードが求められる昨今ですので、出世をし、余った時間をプライベートの時間にあてて、人生を満喫することができます。

あるいは、余った時間でさらに仕事の内容を磨き上げ、質の高い成果を追い求めることもできます。

集中力が高い人は仕事の時間を圧縮できるので、その分集中力が低い人とは「時間の差」が生まれるわけです。

集中力を高める方法

仕事に締め切り(デッドライン)を設ける

仕事に対して、自分で締め切り(デッドライン)を設けるようにしましょう。

締め切り(デッドライン)が無いと、「時間が無限にある」と感じてしまい、ダラダラと仕事をしてしまいます。

本来であれば仕事を終わらせてもいい段階であるにも関わらず「資料の配色を少し変えようかな」とか「ここのフォントを変えてみようかな」と試行錯誤を重ねてしまい、どうでもいいことに時間を使ってしまいます。

余計なことをしている暇があれば、他の仕事に時間を割いた方が効率的ですよね。

締め切り(デッドライン)が決まると、最低限片づけなければならない仕事と、その処理にかかる時間を意識し、自然と仕事への取り組み方が変わっていきます。

余計なことを考えることが無くなり、集中力が増していきますよ。

「決断疲れ」をしないように即断即決をする

中島聡さんの著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」では、「認知資源」という言葉が記載されています。

心理学では、決断や意思決定の際に減少する気力のようなものを「認知資源」という名前で呼んでいます。

認知資源は決断や意思決定の際に減少する気力のようなもので、一定量の限りがあるものです。

認知資源が減り、疲れてしまった状態を「決断疲れ」といい、集中力が無くなって決断する力が無くなるため、仕事を先延ばしにしてしまうというわけです。

認知資源は、「どの仕事から始めるか」「メールの返信をするかしないか」など仕事上のささいな決断でも減っていくというから厄介です。

これを避けるためには細かい仕事は業務終了1時間前から取り組む」などルール化して決断や意思決定をする機会を減らす必要があります。

私の場合、以下のようなルールを設けていました。

  • メールは1日の終わりにまとめて返信する
  • 仕事中に思いついた細かい雑用はメモに書いて、頭の外に出し、1日の終わりにまとめて終わらせる
  • 筆記用具や書類は決まった場所に置く
  • 1つの仕事を時間を区切って作業し、マルチタスク(仕事をいくつも並行して行うこと)はしない

実際に取り組んでみるとよくわかりますが、仕事の仕方をルール化することで、脳の疲労感が減少します。

集中力を持続させることができるようになり、仕事を先延ばしにすることを防ぐことができるようになりますよ。

定期的に休憩を取る

人間の集中力の持続力は90分、あるいは120分など、諸説ありますが、人によって差があります。

ちなみに、私の集中力は、経験上45分で切れます(少し短い気もしますが…)。学生時代、試験勉強をしている時も45分を過ぎると集中が途切れ、携帯をいじったりしていたのを思い出します。

集中力は、仕事に取り組むと徐々に上昇していき、ピークを過ぎると下降していきます。どんなにすごい人でも、集中し続けることは無理なことで、定期的に休憩を取ることが必要なんです。

集中力を持続させる方法としては、「ポモドーロ・テクニック」がよく知られています。

ポモドーロ・テクニックとは、1つの仕事を25分間続け、その後5分間の休憩挟むということを繰り返し行うものです。

短期間で目の前の作業だけに集中することで、確実に仕事を進捗させることができます。

仕事が進捗するので同時に仕事に対する不安や迷いも減っていきます。

ただし、この方法には注意点があります。

  • 25分間は一つのことに集中し、他のことをやらない
  • 時間が来たら途中でもいいから手を止める

他のことをやってしまうと、気が散って集中力が散漫になります。決断や意思決定することが増えて、先ほど述べた「決断疲れ」に陥ってしまいます。

また、25分経ったら途中でも手を止めることも大切です。5分くらいの休憩でさっきまでやっていた仕事のことを忘れることはありません。休憩中は無意識に仕事のことを考えているため、仕事を再開した時に新たなアイディアが出てくるかもしれません。

休憩は頭を休めるだけではなく、新たなアイディアを生み出すかもしれない良い機会だと捉えましょう。

机の上や周りのものを整理する

仕事をする時に机の上が散らかっていたら気が散って集中できませんよね。

また、例えば赤ペンを使いたい時に置いてあるはずの場所になかったら、探さなければならずせっかくの集中力が散漫になってしまいます。

必要な物が出てこないという状態は、先ほど述べた「認知資源」にも影響を与えます。小さな選択による意思決定(探し物)が発生すると、認知資源が減少し、仕事に対する集中力が減少してしまいます。

このため、日頃から机の上や周りのものを整理しておくことは重要です。

こちらの記事では、残業が減る整理整頓方法を具体的に詳しく書いていますので、併せてお読みください。

まとめ

いかがでしたか。

今回は集中力を高める方法を書いてみました。具体的には以下の方法がありました。

  • 仕事に締め切り(デッドライン)を設ける
  • 「決断疲れ」をしないように即断即決をする
  • 定期的に休憩を取る
  • 机の上や周りのものを整理する

1日は24時間と誰にでも平等です。

集中力を高めて、仕事にかかる時間を短縮し、自由な時間を手に入れましょう!