仕事術

仕事のミスを減らす具体的な対策方法9選【新人向け】

「仕事で同じミスをしてしまう」
「不注意を自覚しているのにミスが治らない」
「こんなことでミスをするなんて情けない…」

仕事でミスをしてしまい、こんな風に考えて落ち込んでしまうその気持ち、よくわかります。

私も新人の頃は同じミスを繰り返し、ため息をついて、くよくよ悩んでいたものです。ミスをしては先輩に飲みに連れて行ってもらい、励ましてもらっていたことを覚えています。

あれから、数年、私はミスはしなくなった…といえば嘘になりますが、若手社員だった頃よりも圧倒的に仕事のミスは少なくなりました。

それは、仕事のやり方そのものに慣れたということも要因の一つにはありますが、本文で紹介しているミスを減らす対策を習慣化して実践してきたからです。

仕事のミスが少なくなると自信が生まれ、いきいきと仕事に取り組むことができるようになります。それと同時に、ストレスも減っていきます。

仕事のミスは誰もが犯してしまうものですが、限りなく少なくすることはできます。

本文を読んで、仕事のミスを減らす対策方法を身に着けていきましょう!

仕事のミスを減らす対策方法

1冊のノートにメモを取ろう

仕事の指示や、上司や先輩が教えてくれたこと、クライアントが話していた内容を随時メモする癖をつけましょう。

人の記憶には限界があるので、外に記録を残しておくことが安全です。

メモを取る時のポイントは、メモ帳を1冊にすること。

会議や仕事の内容によってメモを使い分けようとする人がいますが、「この仕事は赤いメモ帳、この仕事は黄色いノート」と判断すること自体が無駄なことです。

この一瞬一瞬の判断が集中力を低下させる原因になります。

また、よく「重要なことをメモする」と言いますが、就職して間もない頃は、そもそも何が重要なのかわからないこともあるでしょう。

そういう時は、なんでもかんでもメモを取ってOKです。後から必要な部分を残し、不要な部分を削除すれば良いんですから。

慣れていけば、次第に重要なことだけメモが取れるように力が付いていきます。

「頭の中だけで覚えられるからいいや」と思ってメモを取らないのは危険です。

1つでも忘れてしまえば、それが仕事のミスに繋がります。ミスの可能性を少なくするためにメモを取ることは重要なことです。

シンプルに1冊のノートに必要なことを書くことを心がけましょう。

  • ノートの使い分けはしない。1冊のノートにメモをする
  • 何が重要かわからない時は、なんでもかんでもメモをしてOK!後で不要な部分を削除

「報告・連絡・相談」よりも「相談・報告・連絡」をしよう

仕事につまずいたり、困った頃がある時は、上司や先輩に相談しましょう。

よく、「ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)」をしましょうと言いますが、優先順位としては「ソウ・ホウ・レン(相談・報告・連絡)」の順番を意識しましょう。

相談は、ミスを減らすだけではなく、あなたが進めてきた仕事の方向性が誤っていないかどうかを確認する重要なステップです。これによってトラブルを減らすことができます。

上司に相談するには、一度上司の仕事を中断させることになるため、中々声がかけられないこともあるかもしれません。

でも、それを恐れて相談しないことの方が良くないことですし、相談を怠りトラブルが発生した場合には「なんで早く相談しないんだ」と注意されることになります。

あなたの相談を無視したり嫌々聞くような上司は、まずいないでしょう。いるとしたら、その上司の人間性に問題があります。

とはいえ、相手の時間を拘束することになるので、相談・報告・連絡する時は、結論から先に話すようにしましょう。

頭でうまく話したいことがまとまらない場合は、話すことをメモにまとめてそれを読んで伝えてもOKです。

一人で仕事を抱え込まずに相談することで情報共有を図り、ミスやトラブルを未然に防止しましょう。

  • 相談・報告・連絡によってミスやトラブルを減らす
  • 相談・報告・連絡する時は結論から先に話す
  • 相談を怠るとトラブルを拡大させると心得る

議事録を作り確認してもらおう

会議や打ち合わせの内容については、議事録を作成し、同じ場にいた上司や同僚に確認してもらいましょう。

会議で決まったことや引き続き協議していくことを記録として残し、情報共有を図ることで、勘違いによるミスを減らすことができます。

特に新人のうちは、会議に出席しても内容が理解できず、何が決まったことで何が引き続き協議していくことなのか、判断できないこともあるでしょう。

よくわからないまま仕事をするのではなく、自分の頭の中にある内容を整理し、上司に確認を取ることで、自分の誤りを指摘してもらうことができます。

例えば、公務員には「決裁制度」という文化があります。

私が働いていた自治体では、電話や直接話を受けた住民からの要望や意見を、「口頭受理票」という様式に記録し、管理職まで確認をしてもらい判子をもらっていました。

これにより内部で情報共有を行い、新人であっても誤った行動をしないように意思疎通を図ることができました。

紙に残した記録を確認してもらうことは、ミスの削減に有効ですよ。

  • 議事録を作成して、自分の頭の中を整理する
  • 議事録の確認により勘違いによるミスを減らす

確認を2回しよう

同じミスを何度も繰り返してしまう場合は、確認を2回するようにしましょう。

1回の確認だけではミスを見落とすことがよくあります。

一度最初から最後まで確認をしたあと、もう一度、最初から最後までを確認するんです。

確認する作業には時間がかかります。仕事を早く進めたい場合には、確認する時間がもったいなく感じてしまうかもしれません。

でも、確認する工程をはぶくと、ミスによって手戻りが発生し、さらに仕事に時間をかけなければならなくなってしまいますよね。

1回目の確認で見落としてしまったことも、2回目の確認によって発見できることはよくあります。

念入りに確認をするよう心がけましょう。

  • 2回の確認によって見落としを防ぐ
  • 仕事を急ぎたい場合でも確認作業は重要だと心得る

指差し確認をしよう

確認する時には、指差し確認をするようにしましょう。

単純に目で確認する場合と指差し確認をする場合では、ミスを大幅に減らせることが実験結果からわかっています。

1994年の鉄道総合技術研究所による実験では、鉄道の運転士が目だけで確認をする場合と、指差しをして確認をする場合では、ボタンの押し間違いを3分の1まで減らせることがわかったんです。

意識的に指差しした先に注意を集中することができるので、ミスが減るという訳ですね。

これは、社内の文書チェックやデータ入力チェックにも応用できます。

指じゃなくても、ペン先などを使っての確認でもOKです。

科学的にも証明されている方法で、ミスを少なくしていきましょう。

  • 指差し確認で注意を集中させる
  • 指じゃなくてペンでもOK

デスク周りを整理整頓しよう

ミスを少なくしたい場合は、デスクの周りを整理整頓しましょう。

いらない書類や大事な書類が混在して積み重なっていませんか?

デスク周りを整理して、必要な書類を失くしてしまうという単純なミスをしないようにしましょう。

また、デスクが散らかっていると注意が散らかったものに分散してしまい、仕事への集中力が奪われてしまいます。集中力がなくなると、さらにミスが増えてしまうことも。

さらに、自分がやらなければならないことをはっきりさせることで、仕事の期限を間違えたり作業漏れするなどのミスも減っていきます。

デスクが整理整頓されると、ミスが減るだけではなく、集中力が増えて、早く仕事を終わらせることができるようになります。

不要なものは思い切って捨てて、気持ち良く仕事ができる環境を整えましょう。

  • 不要な物を思い切って捨てる
  • 整理整頓により書類を失くす・作業漏れするなどの単純なミスをなくす
探し物に費やす時間は年間〇〇時間!?残業が減る整理整頓方法とはここに驚くべき調査結果があります。文具メーカー「コクヨ」の調査によると、一般的なビジネスマンは年間150時間の探し物をしているというので...

マルチタスクを止めよう

並行して2つ以上の仕事をしている場合は、1つに絞って仕事をしましょう。

マルチタスクは一見効率よく仕事ができるすごい方法のように見えますが、実は良くないことなんです。

マルチタスクをすると、以下のことが起こります。

  1. 実際は同時に2つのことを行っているわけではなく、脳のスイッチを切り替えているだけなので、脳に疲労がたまる
  2. 複数のことを切り替えながら行うと注意が散漫になる
  3. ①・②により集中力が落ちる
  4. 集中力が落ちると仕事を終わらせるスピードが遅くなりストレスがたまる

マルチタスクをすると集中力の低下によって、ミスを誘発することが増えてしまうんです。

仕事をする場合は、1つのことに集中するようにしましょう。

もし、1日に2つの仕事を終わらせなくてはいけない場合でも、時間を決めて1つずつ仕事をするように心がけましょう。

結果として、ミスを減らしつつ、2つ並行して仕事をするよりも早くに仕事を終わらせることができるようになります。

  • マルチタスクをすると集中力が落ちてミスが増える
  • 2つ以上の仕事は時間を決めて1つずつ仕事をこなす

マニュアルを作ろう

仕事の手順を書いたマニュアルを作ってみましょう。

慣れてきた仕事であっても、頭の中で手順を組み立てていくよりもマニュアルに基づいて仕事をした方がミスは減っていきます。

人間のミスは思い込みによるミスが多いと言われているからです。

一つ一つマニュアルやチェックリストを確認しながら仕事をするように心がけましょう。

自作したマニュアルは、他の人に見せるわけではないので、自分だけがわかる資料になっていればOKです。デザインはどうでも良いです。

マニュアル作成に時間がかかり、仕事が終わらない状況になってしまっては元も子もないですからね。

  • マニュアルやチェックリストを見てミスを減らそう
  • マニュアルはデザインを無視した自分だけがわかるものでOK

休憩を取ろう

何をやってもミスが続いてしまう…。そんな時は、思い切って休憩を取りましょう。

なぜなら、疲労がたまると、脳は物事を集中することに対してブレーキをかけてしまうからです。

特に、睡眠不足が続いている場合は、集中力が大きく下がってしまいます。

こんな状態で仕事をしては、ミスもなかなか減らないですよね。

もし、1時間程度のお昼休憩を取ることができるなら、15分から20分程度の間、目を閉じて休息してみましょう。疲れと眠気を取ることができます。

この方法は「パワーナップ」と呼ばれていて、その有効性が認められ、Googleやナイキ、Appleといった大企業がパワーナップを導入しています。

こうすることで、劇的に脳の疲れを取ることができます。

午後からも、朝のようにすっきりした頭の状態で仕事を開始することができるようになりますよ!

  • 疲れたら思い切り休憩する
  • 15分から20分間、目を閉じてゆったりとした呼吸で休もう

仕事でミスをしても、自分を許してあげよう

もし仕事でミスをしてしまっても、自分を責めるのは止めましょう。

「なんでこんなミスをしてしまったんだ」
「同じミスばかりして、なんてバカなんだ」

こうやって自分を責めたって、ミスをした事実は変わりませんし、自分を責めることで「次にミスをしたらどうしよう」とミスをすることが怖くなり、挑戦することができなくなってしまいます。

そうすると自信を失い、また同じミスをしてしまうのです。

ミスをした場合は、そのミスを受け入れて、次にどうしたら良いかを考えてみましょう。

ミスを認めて次に進む人と、いつまでも失敗した自分を責めてくよくよ悩み続けてしまう人では、前者の方が成功体験が多く、幸福感が強いことがわかっています。

ミスをしない人はいません。特に、新人の場合はミスをして当然です。

精神的に自分を追い詰めないで、自分を許してあげる考え方を持ちましょう。これがミスを続けない大事な考え方です。

まとめ

いかがでしたか。

今回は、ミスを減らすための対策方法をまとめてみました。

仕事のミスを減らす具体的な対策方法

  • 1冊のノートにメモを取ろう
  • 「報告・連絡・相談」ではなく「相談・報告・連絡」をしよう
  • 議事録を作り確認してもらおう
  • 確認を2回しよう
  • 指差し確認をしよう
  • デスク周りを整理整頓しよう
  • マルチタスクを止めよう
  • マニュアルを作ろう
  • 休憩を取ろう

すぐには結果が出なくても、これらの方法を続けていくことで間違いなくミスは少なくなっていきます。

そうすると自信が生まれ、いきいきと仕事をすることができるようになりますよ。

できるところから始め、ミスでくよくよ悩んでいた自分にさようならをしましょう!