仕事術

【仕事の効率化】残業を減らすためにはマルチタスクをやめるべき

「仕事が終わらない」
「今日も残業だ」
「なんで私ばかり仕事が遅いんだろう」

そんな悩みを抱えているあなた。残業が減らないからって仕事の効率化を求めてマルチタスクで仕事をしようとしていませんか?

あなたの仕事が終わらないのはマルチタスクをしているからです。

例えば、会議の資料を作成しているときに一旦手を止めてメールの作成を始めたり、電話をしながら関係の無い資料のチェックを行っていませんか。

もしマルチタスクをしているのなら今すぐ止めてください。マルチタスクは脳を疲弊させ、集中力を低下させる原因になります。

マルチタスクを止めることで今よりも効率良く仕事ができるようになります。

ここでは、マルチタスクが仕事に与える悪影響と効率良く仕事をするにはどうしたら良いのかを紹介しています。

本文を読んで、仕事の作業効率をあげていきましょう!

残業を減らすためにマルチタスクやめるべき理由

他の仕事のことが気になって注意が散漫になってしまう

マルチタスクをすると、目の前の仕事とは別の仕事のことを考えてしまい、集中することができなくなります。

一見すると目の前の仕事に対して集中して取り組んでいるようでも、実は頭の中で違うことを考えているわけです。

なぜなら、人間にはまだ終わっていないことを覚えていて、頭の中で考え続けてしまうという習性があるからです。

まだ終わっていないドラマの途中経過は覚えているけど、終わりを迎えた漫画のことはきれいさっぱり忘れてしまったということはないでしょうか。

このことは仕事にもいえます。

つまり、マルチタスクをして中途半端になった仕事があると、頭の中でそのことをずっと考え続けてしまい集中力が低下してしまうんです。

これでは仕事もなかなか終わりません。当然、集中力が低下するのでミスも増えていきます。

思考と行動が一致していない状態になってしまうと仕事の効率は落ちていきます。

思考と行動を一致させて仕事をする。これを意識するだけで仕事の進捗状況が変わっていきます。

  • マルチタスクをすると、頭の中で目の前の仕事とは別のことを考えてしまう
  • 意識と行動を一致させることが大切

同時に仕事をするよりも一つ一つ終わらせた方が早く仕事が終わる

マルチタスクによって同時に仕事するよりも、一つ一つ仕事を確実に終わらせた方がトータルでかかる時間は短くなります。

その理由は2つあります。

理由の1つは、前述したとおり、並行して仕事を行うことで集中力が低下し、仕事の効率が落ちてしまうからです。

そして、もう1つの理由は、人間の集中力は作業が始まると徐々に高まっていくというものですが、マルチタスクをしていると集中力が高まったところで他の仕事の取り掛かるため、一度集中力がリセットされてしまうためです。

仕事の切り替えによって集中が途切れてしまうため、仕事にかかる時間が長くなってしまうんです。

マルチタスクは、あなたの能力を制限してしまう悪しき方法なのです。

  • 一つ一つ仕事を終わらせることを意識しよう
  • マルチタスクは高まってきた集中力をリセットしてしまう

成果が出るのに時間がかかりストレスをためる

マルチタスクは仕事の成果が出るのに時間がかかるため、あなたのストレスを増加させる原因になります。

下の図を見てください。

これはマルチタスクとシングルタスクをした場合の仕事の完了時間を表したイメージ図です。

シングルタスクをしている場合は、仕事Aに対して100%の力を注ぐため30分で仕事を終わらせることができました。

ところが、マルチタスクをしている場合には、仕事Aに50%、仕事Bに50%というように仕事にかけるパワーを分散してしまうため、仕事Aが終わるのは30分よりも後になってしまいます。

マルチタスクには、シングルタスクより成果が出るのが遅いという致命的な欠陥があります。

仕事が終わらないと、人間は頭の中でそのことをずっと考え続けてしまいます。

仕事が終わらなくて休日を迎えてしまった場合には、休日でも仕事のことを考えてしまうなど、常に仕事のことが頭から離れなくなってしまい、あなたのストレスが増加させる原因になってしまいます。

  • マルチタスクは成果が出るのが遅い
  • シングルタスクは仕事が終わらないストレスを感じにくい

マルチタスクによる脳の切り替えで認知資源を無駄づかいしてしまう

あなたは認知資源と言葉をご存知でしょうか。

認知資源とは「決断や意思決定の際に減少する気力のようなもの」であり、一定の限りがあるといわれています。

マルチタスクは、一見複数の仕事を同時に作業しているように見えますが、実は脳のスイッチを切り替えて別々の作業をしているだけなんです。

脳のスイッチを切り替えると、認知資源が減っていきます。

認知資源は一定以下になると集中力が無くなってしまいます。

脳のスイッチを切り変えるという小さな決断の積み重なりは、あなたは疲弊させてしまうんです。

あなたが、集中力が続かないことに困っているのなら、今すぐマルチタスクを止めることをオススメします。

  • 認知資源が浪費することで疲れてしまう
  • マルチタスクを止めれば決断疲れが減る

仕事を効率良く進めるにはシングルタスク一択です

以上のことから、マルチタスクは一見仕事を効率良く行うため超人技のように見えますが、仕事を遅らせる原因になっているんです。

残業を減らすためにマルチタスクをやめるべき理由

  • 他の仕事のことが気になって注意が散漫になってしまう
  • 同時に仕事をするよりも一つ一つ終わらせた方が早く仕事が終わる
  • 成果が出るのに時間がかかる
  • 認知資源を無駄づかいしてしまう

もし他の仕事のことが気になったらメモに残そう

もし仕事をしていて他の仕事のことが気になったら、気になったことをメモに残しましょう。

そして、メモに書いた内容はその場で忘れて、今行っている仕事を終わらせることに全力を注ぐんです。

仕事が終わった後に、メモを見て気になったことを思い出し、そのことに取り掛かるようにしましょう。

こうすることで、集中力を保ったまま仕事に取り掛かることができるようになります。

脳の疲労度も変わってきますよ。

  • 気になったことは一旦メモに吐き出そう
  • メモに書くことで余計なことを考えずに仕事に集中できる

並行して仕事をしなければならない場合は時間を区切って仕事をしよう

マルチタスクは止めた方がいいですが、複数の仕事が並行している場合ってありますよね。

そういう時は、午後2時までは仕事Aをやる、午後2時からは仕事Bをやるというように、時間によって仕事をする内容を変えていきましょう。

ポイントは、仕事を切り上げる時間は正確ではなくても良いので、キリが良いところで仕事を切り替えるというところです。

なぜなら、前述したように、仕事を中途半端に残しておくと、頭の中でそのことをずっと考え続けてしまうからです。

1日を分割して仕事をするイメージです。マルチタスクは絶対にしないこと。

これが集中力を保ちつつ仕事を終わらせるには重要なことです。

  • 複数の仕事が並行している場合は1日を分割してシングルタスクで仕事しよう
  • 他の仕事を考えているといつまで経っても仕事は終わらない

まとめ

いかがでしたか?

マルチタスクが仕事の効率を落とす理由をまとめてみました。

残業を減らすためにマルチタスクをやめるべき理由

  • 他の仕事のことが気になって注意が散漫になってしまう
  • 同時に仕事をするよりも一つ一つ終わらせた方が早く仕事が終わる
  • 成果が出るのに時間がかかる
  • 認知資源を無駄づかいしてしまう

あなたの仕事が終わらないのはマルチタスクをしているからです。

仕事がなかなか終わらなくて残業が続いている場合には、仕事の仕方を見直してみましょう。

マルチタスクを止めることで、集中力が上がり仕事を早く終わらせるようになります。

また、脳のスイッチの切り替えが減るので、1日が終わった時に疲労度の違いを感じるはずです。

シングルタスクで仕事の効率をあげていきましょう!